Uso de dados pessoais pelo Detran terá controle de acesso e rastreamento

Os dados pessoais dos cidadãos mantidos pelo Detran (Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso do Sul) deverão ser acessados apenas por pessoas autorizadas e conforme a necessidade de cada função. A exigência integra a política de privacidade aprovada pelo órgão, que também estabelece condições para compartilhar informações com empresas e atender solicitações dos usuários sobre o uso de seus dados.

As regras constam em uma portaria assinada nesta quinta-feira (22) pelo diretor-presidente Rudel Espíndola Trindade Júnior. O texto abrange informações em sistemas digitais, documentos em papel e outros arquivos sob responsabilidade da autarquia.

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Para o cidadão, uma das determinações é a divulgação de orientações claras no site do Detran sobre quais dados são utilizados, com que finalidade e com qual fundamento legal. O órgão também deverá informar os canais de atendimento e identificar o encarregado responsável pelas demandas de proteção de dados.

As solicitações poderão ser apresentadas pelos canais institucionais da Ouvidoria-Geral do Estado ou pelas unidades competentes de controle interno, além de outros meios oficialmente integrados ao atendimento.

Entrega de informações ao solicitante deverá ocorrer por meio eletrônico protegido ou pessoalmente, com verificação de identidade. Se houver recusa, o Detran terá de indicar o fundamento legal da decisão. O atendimento também deverá preservar dados de terceiros e informações protegidas por sigilo.

A política organiza o cumprimento da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) dentro da autarquia. Servidores, estagiários, terceirizados e empresas contratadas que lidam com informações em nome do órgão deverão seguir as exigências.

No acesso aos cadastros, a norma determina controles de identificação dos usuários e registros que permitam rastrear as consultas. As permissões deverão ser revistas periodicamente e ficar limitadas ao necessário para o trabalho.

O compartilhamento com outros órgãos públicos deverá atender a uma finalidade específica ligada a políticas públicas ou atribuições legais. Já o repasse a empresas dependerá das hipóteses permitidas pela legislação, com medidas de segurança e formalização quando exigida.

A autorização do cidadão será necessária nos casos em que a lei exigir consentimento. A portaria também reconhece situações legais em que o uso das informações pode ocorrer sem essa autorização.

Quem receber dados protegidos por sigilo assumirá os deveres de confidencialidade, segurança e manutenção de condições que permitam verificar como as informações foram utilizadas.

Em caso de incidente de segurança, as equipes deverão comunicar imediatamente os responsáveis internos e preservar registros para avaliação e resposta. Empresas contratadas também terão de informar problemas sem demora injustificada.

O Detran deverá avaliar se o episódio pode causar risco ou dano relevante às pessoas. Quando cabível, terá de comunicar o incidente à autoridade nacional de proteção de dados e aos cidadãos afetados, conforme os prazos e procedimentos previstos na regulamentação.

Contratos e convênios que envolvam informações pessoais deverão prever, conforme a atividade e os riscos, obrigações de segurança, confidencialidade e regras para descarte ou devolução dos dados. O órgão deverá acompanhar o cumprimento dessas condições.

Portaria não relata vazamento ou ataque específico. O documento estabelece medidas preventivas e responsabilidades para o tratamento das informações. Eventuais descumprimentos serão apurados com direito de defesa, sem prejuízo das consequências administrativas, civis e penais previstas em lei.